DB53/T214-2007文書檔案目錄數據庫結構與交換格式

2019年09月04日   來源:云南省地方標準網


1. 范圍

本標準規定了文書檔案目錄數據庫結構、文書檔案目錄數據字段著錄細則和文書檔案目錄數據交換格式。

本標準適用于本省文書檔案目錄數據庫的建立。

本標準亦可作為編制相關辦公自動化軟件、檔案管理管理軟件和文檔全文管理系統數據庫結構和數據交換參考。

2. 規定性引用文件

下列文件中的條款通過本規程的引用而成為本規程的條款。凡是注日期的引用文件。其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修改版均不適用于本規程。然而,鼓勵根據本規程達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本規程。

gb/t 2312信息處理 信息交換用7位編碼字符集

gb/t1988-1998 信息交換用漢字編碼字符集 基本集

gb/t7408 數據元和交換格式 信息交換 日期和時間表示法

gb/t7156-2003文獻保密等級代碼

gb/t15418檔案分類標引規則

da/t1-2000檔案工作基本術語

da/t19檔案主題標引規則

da/t18檔案著錄規則

da/t22歸檔文件整理規則

國家檔案局《全國檔案館名稱代碼》

國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》

檔案出版社《中國檔案分類法》(第二版)

檔案出版社《中國檔案主題詞表》

3. 術語和定義

da/t1-2000確定的以及下列術語和定義適用于本標準

3.1文書檔案

反映黨務、行政管理等活動的檔案。

3.2檔案目錄

由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。

3.3數據庫

一種由數據記錄組成并存入計算機存儲器的文件,包含若干字段以及一組用來查找、排序、重組以及其他功能的操作。

3.4檔案目錄數據庫

將描述檔案內容和形式特征的數據記錄按一定格式存入存儲器所形成的文件,具有數據檢索、排序、修改、增刪和其他功能。

3.5數據庫結構

對數據庫中記錄格式的一般描述,它包括字段的個數、對每個字段數據類型的說明,以及所使用的的字段名等。

3.6數據記錄

描述對象特征信息的數據集合,由若干數據字段組成。

3.7數據字段

描述對象的某一方面特征的數據。

3.8字段類型

對一組數據基本屬性的定義。他指明了該組數據的可能取值范圍、可執行的操作以及在存儲器中的存儲方式。本標準使用三種字段類型:字符型、數字型、日期型。

3.9字段長度

字段所包容字符的最大個數。

3.10檔案著錄

對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

3.10.1著錄項目

揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。

3.10.2必要著錄項目

按照本標準建立的文書檔案目錄數據庫或者進行文書檔案目錄數據交換時,必須有的著錄項目。

3.10.3選擇著錄項目

各單位根據本單位檔案數據情況,可以選擇著錄的項目。選定的著錄項目應執行本標準規定的字段名、字段類型和長度。

3.11檔案目錄數據交換

檔案目錄數據庫文件在計算機網絡上或以脫機介質為載體。在計算機應用系統間進行的數據交換。

3.12 dbf格式

   xbase關系型數據庫文件的存儲格式,后綴為.dbf

4. 文書檔案目錄數據庫結構

包括文件級目錄數據庫結構和案卷級目錄數據庫結構。

4.1文件級目錄數據庫結構

本標準規定了兩種文件級目錄數據庫結構,分別適用于表1規定的文件立卷改革前的檔案目錄和表2所規定的按照da/t22整理的檔案目錄。

 

               表1文件級目錄數據庫結構1

序號

字段名稱

字段名

字段類型

字段長度

備注

1

檔案館代碼

dagdm

字符型

6

檔案館著錄

2

全宗號

qzh

字符型

4

 

3

目錄號

mlh

字符型

3

 

4

案卷號

ajh

數字型

4

 

5

檔號

dh

字符型

24

 

6

文件號

wjh

數字型

4

 

7

縮微號*

swh

字符型

30

 

8

起頁號

qyh

數字型

4

 

9

止頁號

zyh

數字型

4

 

10

電子文檔號*

dzwdh

字符型

24

 

11

題名

tm

字符型

250

 

12

文件編號

wjbh

字符型

100

 

13

責任者

zrz

字符型

100

 

14

時間

sj

日期型

8

 

15

保管期限

bgqx

字符型

4

 

16

密級

mj

字符型

4

 

17

解密劃控

jmhk

字符型

4

 

18

載體類型*

ztlx

字符型

10

 

19

載體數量*

ztsl

數字型

3

 

20

載體單位*

ztdw

字符型

10

 

21

載體規格*

ztgg

字符型

20

 

22

稿本*

gb

字符型

10

 

23

分類號

flh

字符型

24

 

24

檔案主題詞*

daztc

字符型

100

 

25

檔案狀況*

dazk

字符型

20

 

26

附注*

fz

字符型

100

 

注:帶“*”者為選擇著錄項。

 

 

 

             表2文件級目錄數據庫結構2

序號

字段名稱

字段名

字段類型

字段長度

備注

1

檔案館代碼

dagdm

字符型

6

檔案館著錄

2

全宗號

qzh

字符型

4

 

3

年度

nd

字符型

4

 

4

保管期限

bgqx

字符型

4

 

5

機構或問題*

jgwt

字符型

20

 

6

件號

jh

數字型

5

 

7

檔號

dh

字符型

40

 

8

頁數

ys

數字型

4

 

9

縮微號*

swh

字符型

30

 

10

電子文檔名*

dzwdm

字符型

50

 

11

題名

tm

字符型

250

 

12

文件編號

wjbh

字符型

100

 

13

責任者

zrz

字符型

100

 

14

時間

sj

日期型

8

 

15

密級

mj

字符型

4

 

16

解密劃控

jmhk

字符型

4

 

17

載體類型*

ztlx

字符型

10

 

18

載體數量*

ztsl

數字型

3

 

19

載體單位*

ztdw

字符型

10

 

20

載體規格*

ztgg

字符型

20

 

21

稿本*

gb

字符型

10

 

22

分類號

flh

字符型

24

 

23

檔案主題詞*

daztc

字符型

100

 

24

檔案狀況*

dazk

字符型

20

 

25

附注*

fz

字符型

100

 

注:帶“*”者為選擇著錄項。

 

 

 

4.2 案卷級目錄數據庫結構

適用于表3規定的文書檔案立卷改革前的文書檔案目錄。

              表3 案卷級目錄數據庫結構

序號

字段名稱

字段名

字段類型

字段長度

備注

1

檔案館代碼

dagdm

字符型

6

 

2

全宗號

qzh

字符型

4

 

3

目錄號

mlh

字符型

3

 

4

案卷號

ajh

數字型

4

 

5

檔號

dh

字符型

24

 

6

縮微號*

swh

字符型

30

 

7

題名

tm

字符型

250

 

8

責任者

zrz

字符型

100

 

9

起始時間

qssj

日期型

8

 

10

終止時間

zzsj

日期型

8

 

11

保管期限

bgqx

字符型

4

 

12

解密劃控

jmhk

字符型

4

 

13

載體類型*

ztlx

字符型

10

 

14

載體數量*

ztsl

數字型

3

 

15

載體單位*

ztdw

字符型

10

 

16

載體規格*

ztgg

字符型

20

 

17

分類號

flh

字符型

24

 

18

檔案主題詞*

daztc

字符型

100

 

19

附注*

fz

字符型

100

 

注:帶“*”者為選擇著錄項。

 

5.  著錄項目細則

5.1 著錄項目的選擇

必要著錄項目必須著錄。

5.2 著錄要求

5.2.1 檔案館代碼

根據國家檔案局編制的《全國檔案館名稱代碼》所賦予的檔案館代碼著錄(檔案室此項不著錄)。

5.2.2 檔號

以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。可由軟件按照規定的檔號結構自動生成。

文書立卷改革前整理的檔案目錄,檔號結構為:

全宗號-案卷目錄號-案卷號

按照da/t 22整理的檔案目錄,檔號結構為:

                      全宗號-年度-保管期限-件號

全宗號-年度-保管期限-機構(問題)-件號

 

 

 

5.2.2.1 全宗號

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用阿位伯數字或英文字母標識全宗屬性,后三位用阿位伯數字標識某一屬類全宗的順序號。一個檔案館(室)內全宗號不得重復。全宗號的格式是:

 

 

5.2.2.2 案卷目錄號

案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。案卷目錄號

以三位阿拉伯數字標識。案卷目錄號的格式是:

 

 

5.2.2.3 案卷號

一個案卷目錄內的案卷號按排列次序流水編號,不得重號。案卷號用四位阿拉伯數字標識。案卷號的格式是:

5.2.2.4 件號

按照da/t 22的規定著錄。

5.2.2.5年度

按照da/t 22整理的檔案,其年度指文件形成年度,是一種分類方法。年度以四位阿拉伯數字標識公元紀年。如:“2003”。

5.2.2.6 文件號、頁(張)號、起頁號、止頁號、頁數

 

 

5.2.2.6.1 文件號

文件號用四位阿拉伯數字標識。案卷內文件按排列次序流水編號,同一案卷內件號不得重復,不應有空號。文件號的格式是:

        


5.2.2.6.2 頁(張)號

頁(張)號用四位阿拉伯數字標識。案卷內文件各頁按排列次序流水編號,有字跡的頁均應編號,同一案卷內頁(張)號不得遺漏或重復,不應有空號。

頁(張)號的格式是:

 

 

5.2.2.6.3 起頁號

案卷內一份文件首頁的頁號。格式同頁號。

5.2.2.6.4 止頁號

5.2.2.6.3 起頁號

案卷內一份文件首頁的頁號。格式同頁號。

5.2.2.6.4 止頁號

案卷內一份文件末頁的頁號。格式同頁號。

5.2.2.6.5 頁數

每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的為一頁。

5.2.3 縮微號

檔案縮微復制品的編號。

5.2.3.1 案卷縮微號

a)盤式檔案縮微膠片,其縮微號推薦格式由全宗號、盤號、盤內案卷序號組成,格式為:

 

 

 

其中,全宗號根據本標準5.2.2.1的規定編制;盤號是一個全宗內,按拍攝先后順序給每盤縮微品的編號,用三阿拉伯數字表示;盤內案卷序號即案卷在縮微膠卷中的順序號。

示例:1006全宗第38卷至43卷縮微于第29盤膠卷,則第38卷在膠卷中排序為1,其案卷序號就是001,第39卷在膠卷中排序為2,其地址號就是002??依次類推,第43卷地址號為006。由此,第38卷縮微號為:1006-029-001。

b)片式縮微膠片,其縮微號推薦格式由全宗號、片號組成:

其中,全宗號根據本標準5.2.2.1的規定編制;片號是一個全宗內,按拍攝先后順序給每張縮微片的編號,一般由五位阿拉伯數字組成。

5.2.3.2 文件縮微號

a)盤式檔案縮微膠片,其文件的縮微號在本標準5.2.3.1.a)規定的案卷縮微號后用連線“-”加上文件首頁的畫幅號,畫幅號用三位數表示。

b)片式縮微膠片,其文件縮微號在本標準5.2.3.1.b)規定的案卷縮微號后用連線“-”加上文件首頁的畫幅號,畫幅號用三位數表示。

 

5.2.4 電子文檔名

標識檔案館、室管理電子文件名稱的一組符號代碼。推薦使用由歸檔存儲介質代碼、全宗號、盤號及電子文件名稱和文件格式后綴五部分組成的格式。其中,存儲介質代碼用字母表示,“gp”表示光盤,“cd”表示磁帶;全宗號按本標準5.2.2.1的規定表示;盤號用阿拉伯數字表示,一般為四位數;電子文件名稱可根據管理方便的原則自行規定。各個部分之間用“-”號連接。

示例:gp-1006-0004-10012002yj0038.txt

5.2.5 題名

包括文件題名和案卷題名。

5.2.5.1 文件題名

a)一般按照原件著錄,如原件沒有題名,則應自擬題名,并加“[ ]”號。原題名不能反映文件主要內容時,原題名照錄,并據其內容另擬題名,加“[ ]”號附后。

b)文件除正題名外,有并列題名、副題名、說明題名文字時,應按序依次著錄。其中,并列題名是以另一種語言文字書寫的與正題名相對照的題名。正題名與并列題名之間加“=”號。副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。說明題名文字是指在題名前后對檔案內容、范圍、用途等的說明文字。副題名、說明題名文字前加“:”號。

5.2.5.2 案卷題名

一般照原文著錄,原題名不能揭示案卷內容或語句冗長不通時,應修改后再著錄

5.2.6 文件編號

文件制發過程中,由制發機關、團體或個人賦予文件的順序號。包括發文字號、科研試驗報告流水號、標準規范類文件的統編號、圖號等。

5.2.6.1 文件編號除年度用“[]”號、序號用阿拉伯數字外,其余照原文字和符號抄錄。

5.2.6.2 聯合發文且有多個編號的文件,一般只著錄一個文件編號,但立檔單位的文件編號必須著錄。若著錄多個文件編號,中間用“;”隔開。

5.2.7 責任者

對檔案內容進行創造、負有責任的團體或個人。

5.2.7.1 個人責任者一般只著錄姓名,必要時在姓名后著錄與文件相應的單位、職務、職稱,并加“()”號。

5.2.7.2 團體責任者必須著錄全稱或不發生誤解的通用簡稱,同一團體責任者的名稱前后著錄應一致。

5.2.7.3 責任者有多個時,最多著錄三個責任者,其中列居首位的責任者及立檔單位本身是責任者的必須著錄,被省略的責任者用“[等]”表示,各責任者之間以“;”號相隔。

5.2.7.4 文件所署責任者為代稱、別名、筆名時,應照原文著錄,另將其真實名稱加“()”附后。

5.2.7.5 未署責任者或原責任者不完整、不準確時,應著錄考證出的正確的責任者,并加“[ ]”號。

5.2.7.6 會議文件責任者應寫明會議全稱、舉行的屆次數以及文件制發機關或講話領導人姓名或會議籌辦機構。

5.2.8 時間

按著錄對象的不同,分為文件形成時間和卷內文件起止時間。

5.2.8.1 文件形成時間

a)文件形成時間根據gb/t 7408由八位阿拉伯數字表示,第一至四數表示年度,第五至六位數表示月份,第七至八位數表示日期。

示例1:某文件形成時間為1956年2月18日。

應著錄:19560218

b)文件時間凡出現農歷、民國紀年或地支代月、韻目代日的,一律轉換成公元紀年,不加注。

c)原文件未署時間或所署時間有誤者,應著錄考證出的準確的文件時間,并在附注字段注明。

d)文件時間不完整或部分時間字跡不清時,仍著錄原時間,原時間中缺少或字跡不清部分以“0”補之,并在附注字段注明。

e)由若干份文件為對象著錄一個條目時,著錄其中內容最重要文件的形成時間,如文件正本形成時間、來文形成時間等,并在附注字段著錄其中最早和最遲形成的文件時間,中間用“-”連接。

5.2.8.2 起始時間

案卷內形成最早的文件日期。著錄方法符合本標準5.2.8.1的規定。

5.2.8.3 終止時間

案卷內形成最晚的文件日期。著錄方法符合本標準5.2.8.1的規定。

5.2.9 保管期限

根據檔案價值確定的檔案應該保存的時間。2007年以前歸檔的檔案可著錄為永久、長期、短期,2007年以后(含2007年)歸檔的檔案根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》著錄為永久、30年、10年。

 

 

5.2.10 密級

密級一般按文件形成時所確定的密級著錄,對已升、降、解密的文件,應著錄新的密級,公開級可不著錄。

密級按gb/t 7156-2003劃分為五個級別,名稱代碼見表4。

              表4 文獻保密等級代碼

數字代碼

漢語拼音代碼

漢字代碼

名稱

1

gk

公開

公開級

2

xz

限制

限制級

3

mm

秘密

秘密級

4

jm

機密

機密級

5

um

絕密

絕密級

 

5.2.11 解密劃控

根據檔案文件形成時間及文件內容確定檔案是向社會開放還是繼續保密控制使用。檔案館已確定為開放的文件或案卷,此項不著,不開放的文件或案卷則著錄“控制”或“k”字。數據交換時,如控制級別發生改變,應著錄新的控制級別。

5.2.12 載體類型

檔案載體物質形態的種類。根據da/t 18著錄為甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張為載體的檔案一般不予著錄,其他載體類型據實著錄。

5.2.13 載體數量及單位

數量為阿拉伯數字,單位用檔案物質形態的統計單位,如“頁”、“張”、“件”、“卷”

“冊”、“盒”、“盤”等。

5.2.14 載體規格

檔案載體的尺寸及型號。如:16開、a4、5英寸、105mm×148mm。

5.2.15 稿本

檔案文件的文稿、文本和版本。根據da/t 18稿本項依實際情況著錄為草稿、定槁、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等。

5.2.16 分類號

根據檔案分類法確定的檔案所屬類目的符號。

5.2.16.1 分類號應依據《中國檔案分類法》(第二版)和gb/t 15418進行標引。

5.2.16.2 檔案分類標引應根據檔案的主題內容、價值、實際用途等因素,選定適當的標引深度,一般不超過3個分類號,各分類號之間用“+”號連接。

5.2.17 主題詞

揭示檔案主題內容的規范化的詞或詞組。

5.2.17.1 主題詞應依據《中國檔案主題詞表》或本專業、本單位的規范化詞表及da/t 19

進行標引。

5.2.17.2 一個案卷或文件的主題詞一般控制在10個以內,各個主題詞之間空一個漢字的位置。

5.2.18 檔案狀況

根據檔案載體的完好程度著錄。著錄時用漢語拼音或漢字代碼標識,標識代碼見表5。

 

               表5 檔案狀況標識符號對照表

檔案狀況

漢字代碼

漢語拼音代碼

載體破損

破損

ps

字跡退變

退變

tb

載體老化

老化

lh

其他情況

其他

qt

 

5.2.19 附注

對各個數據字段的補充解釋與說明。依各項目的順序著錄,項目以外需解釋和說明的列在其后。

5.2.19.1 各數據字段需要注明的事項

主要注明同一文件的不同題名或其他稱謂、責任者、時間考證依據或著錄來源等。

示例1:題名又稱“十五”計劃

示例2:責任者系根據考證確定

示例3:文件時間系考證時間

 

5.2.19.2 各數據字段以外需要注明的事項

主要注明文件附件題名、文件的特殊來源如捐贈、購買、交換、復制、寄存、文件的真偽判斷等情況。

示例1:此件復制于云南省檔案館

示例2:該件由×××于××××年捐贈

5.3 案卷級數據記錄與文件級數據的聯系

5.3.1 案卷級數據記錄中的“檔案館代碼”、“全宗號”、“目錄號”、“案卷”、“檔號”必須與屬于該案卷的文件級數據記錄中同名數據字段內容完全相等。

5.3.2 案卷級數據記錄中“密級”、“解密劃控”控制等級不低于屬于該案卷的文件級數據相應字段的最高控制等級。

示例1:案卷內其中一份文件“密級”為“秘密”,則該案卷“密級”必須為“秘密”或“秘密”以上密級。

示例2:案卷內其中一份文件“解密劃控”為“k”,則該案卷“解密劃控”必須為“k”。

5.4 數據字段中著錄內容之前不留空格。

6.  檔案目錄數據交換

6.1 檔案目錄數據交換格式

本標準規定擴展名為.dbf的xbase關系型數據庫文件作為文書檔案目錄數據交換的文件格式。

6.2 檔案目錄數據交換要求

6.2.1數據庫文件名稱格式:

 

         

 

a)數據級別分為文件級和案卷級。文件級用漢語拼音字母“w”標識;案卷級用漢語拼音字母“a”標識。

b)數據交換單位標識使用七位字符。機關檔案室向檔案館交換的數據,首位著錄漢語拼音字母“q”,后六位著錄該機關所在全宗的全宗號,不足六位的在前面補“0”;檔案館間交換的數據,首位著錄漢語拼音字母“g”,后六位著錄數據移交方的檔案館代碼。

c)全宗號著錄方法按本標準5.2.2.1的規定執行。

d)數據交換年度著錄方法按本標準5.2.2.5的規定執行。

e)脫機存儲時,如果數據庫文件長度超過存貯介質容量,可壓縮或者分割為若干個庫文件存貯,并按順序進行編號。庫文件編號從01~99順序編制。

示例1:建庫單位是中共云南省委,數據交換級別是文件級數據,全宗號1001,數據交換年度2001年,庫文件編號為2號。

庫文件名著錄為:w-q001001-2001-02.dbf。

示例2:建庫單位是昆明市檔案館,數據級別是案卷級數據,檔案館代碼為453002

,數據交換年度2002年,庫文件編號為1號。

庫文件名著錄為:a-g453002-2002-01.dbf。

6.2.2 經過加密處理的數據,交換時必須提供解密手段。

6.2.3 經過壓縮處理的數據,交換時必須提供解壓縮手段。

6.2.4 檔案目錄數據脫機交換使用cd-r光盤。使用網絡交換應遵守相關規定,確保數據安全保密。

6.2.5 檔案目錄數據交換光盤應帶有外部標識,注明全宗名稱、全宗號、相關年度及盤號,館際之間檔案目錄數據交換要注明檔案館代碼。

6.2.6 檔案目錄數據交換光盤應確認無病毒才能接收。

7.  文字細則

7.1著錄所用漢字應符合gb 2312或其他國家標準字符集的規定,國家標準字符集中未包含的漢字或字符,用圖形符號“~”表示。

7.2 著錄所用字母、數字及符號應符合gb/t 1988-1998的規定。

7.3 著錄所用數字一律采用阿拉伯數字。

7.4著錄所用漢語拼音字母和英文字母一律采用大寫。

7.5 著錄中用“□”表示一個殘缺或未考證出的中文文字,未考證出的責任者以及難以計數的殘缺文字以三個“□”代替。

7.6 本標準涉及的各種符號,如“=”、“+”、“[ ]”、“.”等,錄入時,一律用半角字符。

滇公網安備 53030202000291號

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